Le monde du travail est en pleine mutation. Tout ou presque a évolué ou a changé, notamment depuis la crise sanitaire de 2020 et l’avènement des nouvelles technologies. Les entreprises ont dû repenser l’organisation du travail, faire évoluer les modes de collaboration et repenser la qualité de vie au travail. Parmi les solutions prometteuses qui ont déjà pu faire leurs preuves, le flex office s’est imposé comme une évidence. Il est susceptible de répondre aux besoins des entreprises et des salariés modernes.

Qu’est-ce que le flex office et comment fonctionne-t-il ?

Le flex office, aussi appelé bureau flexible, est caractérisé par l’absence de bureaux attitrés pour les employés. L’espace de travail à la disposition de ces derniers est modulable, ce qui offre une diversité de lieux et d’environnements de travail. Grâce à ce type de procédé, il est plus facile pour une entreprise de répondre aux besoins de ses collaborateurs. En cela, le flex office s’inscrit parfaitement dans une démarche RSE.

Diversité des espaces de travail

Le flex office propose une variété d’espaces de travail ou de type de bureaux, tels que :

• Des postes de travail individuels, souvent utilisés pour les tâches nécessitant calme et concentration ;
• Des espaces collaboratifs choisis pour favoriser l’échange et la co-création entre les employés ;
• Des zones de détente, pour des pauses ou des moments de réflexion ;
• Des bulles privatives, idéales pour des appels téléphoniques ou des visioconférences.

Technologies et outils pour améliorer la flexibilité

Le flex office s’appuie sur des technologies et des outils pour permettre aux employés de réserver leur espace de travail. Avec ces installations à disposition, ils peuvent aussi s’identifier et se connecter plus facilement au réseau de l’entreprise.

Avantages du flex office pour les entreprises et les salariés

Le flex office présente de nombreux avantages, que ce soit pour les entreprises ou pour les salariés.

Pour les entreprises

Le premier avantage du flex office pour une entreprise est l’optimisation des espaces de travail. Les surfaces immobilières sont réduites et, par conséquent, les coûts qui y sont associés aussi.

Le flex office permet aussi à une entreprise d’améliorer son attractivité et la rétention des talents. Les nouveaux employés apprécieront certainement un environnement de travail moderne et flexible.

Un autre avantage du flex office, c’est la stimulation de la créativité et de l’innovation. Ce type de bureau permet en effet de favoriser la collaboration et l’échange entre les collaborateurs au sein de l’entreprise.

Le flex office permet également aux entreprises de booster la productivité de leurs équipes. Les employés ont tendance à travailler beaucoup plus efficacement dans un environnement adapté à leurs besoins.

Pour les salariés

Pour les salariés, les avantages sont aussi pluriels. Un des plus importants reste la flexibilité dont ils pourront profiter. Chacun est libre de choisir son espace de travail.

Le flex office offre aux salariés une grande autonomie et contribue à les responsabiliser. Les prises de décision sont plus faciles et plus rapides.

Grace à ce mode de travail, les salariés ont un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En effet, les employés ont la possibilité de travailler à distance ou en horaires décalés, en fonction de leurs disponibilités.

Pour finir, le flex office permet aux salariés d’améliorer leur bien-être au travail. Sur le long terme, ils constatent une réduction du stress et de la fatigue liée au travail sédentaire.

Comment mettre en place un flex office ?

La mise en place du flex office ne se résume pas à une simple réorganisation des bureaux et de l’espace. Elle nécessite une réflexion approfondie sur plusieurs aspects.

Organisation du travail

Une bonne organisation du travail est la clé de la réussite de cette mise en place. Il faudra définir des règles et des procédures de réservation des espaces de travail. Par ailleurs, une culture d’entreprise favorisant la confiance et l’autonomie est essentielle pour créer un flex office bénéfique pour tous.

Pour ficeler tout cela, il ne faut pas hésiter à utiliser des outils de communication et de collaboration spécifiques.

Management et communication

Dans la section management et communication, il est important de développer un style de management flexible et adapté. De plus, la communication doit être à la fois transparente et efficace.

Pour travailler efficacement en flex office, vous devez miser sur la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance de chaque employé.

Changement de management

Un changement dans une entreprise n’est pas toujours facile pour les salariés, surtout s’ils travaillent depuis longtemps dans un espace « bureau ». Ainsi, un accompagnement des collaborateurs dans le changement et la prise en main des nouveaux outils de flex office est indispensable.

Peu importe le management dans une organisation, l’anticipation et la gestion des résistances au changement sont obligatoires. D’ailleurs, les salariés(nouveaux ou anciens) devront suivre une formation aux nouvelles pratiques de travail.

Flex office et télétravail : complémentarité et perspectives

Le flex office et le télétravail ne sont pas diamétralement opposés, comme certains pourraient le penser. En effet, ils sont complémentaires. Ils constituent les bases d’un nouveau modèle de travail hybride.

Flex office et télétravail : un duo gagnant

Le flex office permet aux salariés de travailler au bureau dans un environnement flexible et modulable. D’un autre côté, le télétravail, comme le nomadisme digital, leur permet de travailler de chez eux ou de n’importe où, ils ne sont pas obligés de venir à leur poste. Voici 5 astuces pour un télétravail efficace à la maison.

Cette combinaison permet aux collaborateurs d’une entreprise de choisir l’environnement de travail qui correspond le mieux à leur emploi du temps et aux tâches qui leur sont attribuées.

Pourquoi choisir le modèle hybride ?

Le modèle hybride, qui mêle le flex office et le télétravail, présente de nombreux avantages, en voici quelques-uns :

• Une meilleure gestion du temps et de la charge de travail. Les salariés peuvent organiser leur temps de travail selon leur bon vouloir.
• Une réduction du stress et de la fatigue. Le temps de trajet et les interruptions intempestives sont réduits.
• Une amélioration de la concentration et de la productivité. Comme c’est au salarié de choisir son lieu de travail, il est beaucoup plus productif.
• Un élargissement du vivier à talents. C’est un excellent point pour l’entreprise. Grâce à la combinaison du flex office et du télétravail, l’organisation a accès à une source de candidats beaucoup plus large, car la limitation créée par la proximité géographique n’existe plus.

Vous connaissez désormais tous les points essentiels du flex office, cette façon inédite de travailler en entreprise. Salarié ou chef d’entreprise, vous laisserez-vous tenter par cette nouvelle méthode de travail ?